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  1. Les thèmes dans sharepoint, ou plutôt « au secouuurs »

    octobre 17, 2008 by raf

    Voici donc bientôt un an que le projet au boulot auquel j’ai l’honneur de participer en tant que membre à tout faire (oué, ils ont des mots comme chef de projet mais ça fait pompeux -notez je l’ai placé quand même pour pas jouer au malheureux non plus). Ce projet donc (dur dur de se récupérer après de si longues incartades à la discussion – ou plutôt à mon monologue de perdu tout seul sur le net…), je disais donc ce projet … (non plus de paranthèses, promis – remarquez le cycle aussi envahissant qu’un moustique endiablé lors d’une chaude nuit d’été).

    Bon j’arrête, la phrase se finira jamais si je continue comme ça.

    Ca fait donc un an que je turbine sur ce brol et je chie des barres, sévère…

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    Sharepoint est un outil collaboratif bien foutu, il en a dans le coffre et il ne rechigne pas à encaisser, même sur une pizza de un giga seulement (ouais, en dev pas le droit à plus apparemment). Impec pour travailler en commun sur des documents, gérer des calendriers partagés, des tâches, connecter le tout en un clic à votre outlook (mais là faut un office 2007 hein copain, sinon tu n’iras pas plus loin – et ça ben on n’a pas au boulot, sans doute pour la même raison que le pauvre giga de la pizza, tu saisis ), là impec.

    Le moteur de recherche est même trèsfacilement configurable, et tu luis feras rapidement comprendre comment définir des scopes qui trient tes résultats selon les types de contenus assignés aux documents mis en ligne. Super, par rapport à notre ancien moteur de recherche maison, ça fait une vache de différence, jte jure. Là certains d’entre vous se demandent comment définir des content types, ou encore comment définir les scopes de recherche si pas carrément… comment configurer le moteur de recherche dans sharepoint, MOSS 2007 et tout ça. Ben on l’a déjà dit avant je crois, beaucoup de gens y répondent bien mieux que moi, et le but de cet endroit n’es tpas autant didactif que récréatif. On vulgarise qu’on vous dit, pour une fois qu’on a droit à une vision décalée hein.. Donc désolé, on n’en parlera pas ici, là, maintenant ni tout de suite, mais si vous êtes gentils je vous filerai mes liens.

    Par contre, parce qu’il faut toujours un MAIS quelque part sinon ce serait pas aussi drôle (et ni vous, ni moi n’auriez passé de longues heures à chercher des solutions), comment attribuer des thèmes à des documents dans MOSS, de façon hiérarchique et surtout automatique. Et la question semblerait tellement facile à résoudre avec des champs en plus sur le type de contenu désiré, mais il faut aussi que tout utilisateur puisse rajouter facilement des dizaines de documents à la fois dans le même thème.

    Et cela va sans dire, il faut que les documents soient également automatiquement repris dans les pages qui traitent du thème.

    Sans oublier les personnes de contact en rapport avec ce même thème.

    Ben nous on a trouvé une solution sympa à l’usage, les répertoires, assignés à des thèmes, qui reportent automatiquement leur thème et leur arborescence (sur 4 niveaux) sur les documents uploadés dedans. Qu’il y en ait un ou tout plein. Super, on peut appeler maintenant nos documents via des content query webpart . Et ce sur toutes les pages qu’on veut, dans le site francophone ou néerlandophone, dans l’ABC et la page qui reprend le guide de toutes les pages classées par thème (oui, nos pages aussi elles ont un thème, sinon jalousie, capice? ). Nickel chrome

    Bref on s’amuse beaucoup et on rit et nos journées se passent dans la joie et l’allégresse (là, ils vont me payer pour faire leur pub, tu vas voir). Mais encore tellement de travail pour amener les gens à adopterle système, encore tellement d’heures à passer en compagnie de la developper toolbaar d’IE (ce sera peut-être dans une prochaine histoire moi et ma css… super, ça fait du bien de revenir sur sa pomme à la maison 🙂

    Bon, il se fait tard et la partie de poker à côté me broutte grave, je vous dis bonne nuit, salut en de kost


  2. Configuration moteur de recherche MOSS 2007

    mars 1, 2008 by raf

    Merci beaucoup à Stéphane pour son tuto si bien fait et documenté concernant la personnalisation du moteur de recherche de sharepoint.

    http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/sharepoint/recherchemoss/

    Ca m’a permis d’utiliser différents scopes de recherche et de limiter certains affichages de résultats à différents content types, croisés avec les langues, des thèmes,…

    Au sujet des thèmes via lesquels les documents sont classés, nous les avons défini grâce à des custom fields qui vont bien et ce sur 3 niveaux hiérarchiques. Ils sont stockés dans une liste et la mise à jour des thèmes utilisés en commun et séparément par tous les services se fait via un fichier central. pas de dupli, c’est un peu le but d’un cms, non ? 😉

    Quant à l’attribution des thèmes sur les documents, le contributeur doit :

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    Quant à l’attribution des thèmes sur les documents, le contributeur doit :

    Se placer dans la document library dans laquelle il veut placer son document
    se placer dans le répertoire de niveau le plus bas possible (et donc le plus précis possible) qui correspond au thème de niveau 1, 2 ou 3 désiré
    Placer son document à cet endroit et un workflow assigne automatiquement les thèmes de niveau 1, 2 et 3 correspondant au répertoire dans lequel le doc est classé. Plus aucun besoin de définir manuellement un par un pour chaque document les 3 champs de thèmes (x2 en plus car chez moi, c’est en bilingue en plus…). Reste la langue du doc qui doit être définie.
    Pour placer son doc en ligne :

    Cliquer sur New et utiliser le template désiré parmi ceux associés à la document library où l’on se trouve. Dans ce cas la fenêtre avec le choix de langue s’affiche automatiquement, possibilité de rajouter description à son doc (en 2 langues et on filtre à l’affichage user la bonne description via une vue fr et nl)
    ou copier/coller un ou plusieurs documents dans le répertoire, via l’affichage explorer view
    ou uploader un ou plusieurs documents

    A propos de la classification en folders dans les document libraries :

    http://blogs.officezealot.com/mauro/ donne les avantages et inconvénients de la solution :

    POSITIVE:
    I like the fact that you can assign security at a folder level. This is a good compromise between having mulitple libraries and getting too granular with item level security management.
    I like the ability to set an alert on a folder. Again, this is a good way to be notified about only the changes you are interested in.

    NEGATIVE:
    I hate the user experience! Why? Create a bunch of folders in a document library, drop in some files, and start the experience by clicking on your first folder. You’re staring at a bunch of files (or subfolders). What if you want to go back up? There is no up button! That’s right; unlike SharePoint 2003, the full toolbar does not include an ‘up folder’ icon. You are forced to use the browser back button. UGLY! The best alternative I have found is enabling the tree view on the left side. It works (for navigation) but is far from intuitive.

    Bottom line… when designing with library folders, beware the user experience…

    UPDATE: My colleague, Marc Anderson, had another perspective when reading the above… content types, content type, content types!… Yeah, that too!

    Prochaines étapes :

    design du sharepoint. Référence trouvée : http://www.heathersolomon.com/content/sp07cssreference.htm . La page reprend toutes les classes css utilisées par sharepoint et en donne à chaque fois un aperçu. On voit directement le style donné par chaque classe et l’élément sur lequel il porte
    création pour tous les services des documents libraries de documents globaux et métiers et intégration des taxonomies créées (d’abord: validation de cette taxonomie)
    Création de tous les content types et des meta associées selon les besoins de chaque service (interviews ont toutes été réalisées, on passe dans le vif du sujet…)
    création des espaces de travail pour certains services avec propre taxonomie. Forums, wiki, documents partagés et gestion du calendrier et des tâches associées aux membres du groupe
    Gestion des connaissances : définition de pages types à partir desquelles les utilisateurs rempliront le sujet, le thème, la description, la définition, le corps du sujet, les documents associés au sujet, les photos éventuelles ainsi que chaque fois les personnes liées au sujet.
    Création des différentes vues utilisateur pour un affichage simplifié des document libraries
    Création des pages d’explication sur les thèmes principaux et intégration des webparts qui affichent les documents correspondant aux thèmes visés. Avantage : le document vient automatiquement enrichir la page traitant d’un thème lorsqu’il est créé dans le bon folder associé au thème, quel que soit son content type. (possibilité de réduire affichage à certains content types via les vues)

    On avance… ! 🙂


  3. La convivialité selon Morello: sharepoint connector et CMS

    février 22, 2008 by raf

    Après une visite dans les bureaux de Mediasurface à Diegem et une présentation de plus de 2h par un ami hollandais (c’est bon, ik ben tweetalig, geen probleem), nous étions convaincu… Morello, ça le fait ! 🙂

    C’est aussi bien un CMS indépendant qu’un connector pour Sharepoint.

    Pas donné, mais franchement quel confort d’utilisation !

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    En deux clics vous produisez un contenu structuré, classé selon des thèmes, tags et mots clés (le tout pouvant être géré par un thésaurus svp) et vous le mettez en forme sans plus de difficulté que d’apprendre à faire du drag n drop.

    Un ptit user qui irait placer une image de 3mo de 2100x… pourrait même pas foirer la mise en page, tout est défini en top level et Morello la resizera automatiquement, et avec des bords arrondis si le coeur vous en dit!

    Gestion ultra facile du front end, on drag n drop des sections pour modifier la présentation du menu ou des sections visibles.

    Enfin easy, beau, modulable, gestion multisite, aucun besoin de connaissance en dev pour mettre en ligne du contenu.

    On oublie presque la puissance des outils qui tournent derrière… bluffant.

    Dommage, pas assez de budg, sinon on avait un intranet opérationnel en moins d’un mois, parole de moi !


  4. Sharepoint – formation microsoft

    février 22, 2008 by raf

    Nous jeté notre dévolu (ou plutôt notre département ICT) sur le CMS Microsoft Sharepoint.

    Les fonctionnalités rencontrent en grande partie nos besoins :

    espaces de travail
    wiki
    forums
    attributions de workflows de validation et autres
    dev facile via sharepoint designer
    dev plus élaboré via visual studio
    Content types
    document libraries
    gestion de la sécurité poussée
    Audiences
    compatibilité totale avec l’environnement et les connaissances « windows » des 5000 personnes pour lesquelles ce futur intranet est destiné

    Moins sympa :

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    Moins sympa :

    Au début, Sharepoint c’est comme un Airbus A380. Seulement c’est en pièces détachées et faut un bon plan pour pouvoir le monter pièce par pièce. Et surtout, si tu mets le fuselage avant le moteur, ben tu peux plus mettre le moteur, faut ré-enlever tout le fuselage.

    Donc bien prévoir dès le début la conceptualisation du bazar. Et qui c’est qui s’y colle? c’est bibi !
    Donc(2) interviewer chaque participant à l’intranet (enfin chaque chef opérationnel) pour définir précisément les besoins et les décomposer en types de documents, flux de travail, sécurité demandée, fonctionnalité demandée.
    Et voir si tout le bazar peut trouver une cohérence logique. Si pas, la trouver. Nécessaire : une bonne dose de créativité ET de diplomatie 😉
    Une formation Microsoft plus tard -module 5061A pour ceusses qui aiment les chiffres précis – on se dit : »waaah je sais présenter mon info de tant de manières différentes à partir d’une seule structure de document… magnifique
    Ensuite viennent les problèmes de sécurité à résoudre, bien identifier les producteurs d’infos, les visiteurs et les persona non grata de telle ou telle info. Et puis il y a les audiences. Ca devrait être linké selon moi à la sécurité, parce que de base, selon microsoft, on peut voir une info sans forcément avoir le droit de la lire (vive les différences entre read-view…)
    A présent, je tire mon plan, mais ça n’a pas été une mince affaire.

    Plus d’infos quand ça rentre en prod. Le projet pilote, après 2 mois de dev a déjà bien avancé, mais faudra bien encore 2 mois pour finaliser, lancer en phase test et puis étendre ça à tout le personnel.